Los viajes de negocios son de gran importancia para las empresas –ya sean pequeñas o grandes compañías- ya que representan la oportunidad de realizar alianzas o firmar algún acuerdo importante, pero también significan un gasto alto dentro del presupuesto de éstas.

De acuerdo con un informe publicado por la Global Business Travel Association (GBTA), en 2016 se prevé que habrá más de 17 millones de viajes de negocios en México, y que generarán más de 71 mil millones de pesos en impuestos.

Según la plataforma Concur -app corporativa para la administración de viajes- hay varios aspectos a tomar en cuenta para que, tanto una compañía grande o un emprendedor, puedan generar ahorros de hasta el 12 por ciento en su próximo viaje de negocios:

Anticipa. Dicen que hombre prevenido vale por dos. En este caso, dinero. Según Concur, la mejor fecha para reservar un vuelo es con 15 días de anticipación, ya que después de este lapso el precio se incrementa hasta en 44 por ciento.

Presupuesto. Planea todo el costo del viaje y apégate al presupuesto lo más que puedas. Los gastos fuera de éste siempre serán los que no permitirán ver un ahorro significativo.

Viajero frecuente. Muchas aerolíneas cuentan con tarjetas de crédito que brindan a sus clientes beneficios como salas VIP, comodidad a la hora de abordar, descuentos en los boletos, millas acumulables que después puedes canjear por viajes gratis y accesos a otros programas de recompensa.

“Los beneficios económicos que brindan no son a corto plazo, pero sirven para tener una mayor comodidad en la experiencia del viaje y, a la larga, también podrás ver un ahorro económico”, dijo a MILENIO Manuel Valdés, director de marketing de Concur.

Si eres viajero constante es recomendable tener una, pero ten cuidado, algunas tienen costo de anualidad alto por lo que es importante que te informes bien antes de adquirir la adecuada.

Agencias de viaje. Por lo regular este tipo de empresas cuentan con tarifas preferenciales de hoteles y aerolíneas. La mayoría de las veces será más barato que contratar de forma directa, por lo que son una buena opción para poder ahorrar.

Hoteles especializados. Cuando hace viajes de negocios tienes necesidad de ciertos servicios como internet, sala de juntas, auditorio, entre otros.

Hospedarte en un hotel de negocios te brindará todo esto e incluso puede salir más barato en relación al costo-beneficio que te da un hotel tradicional.

Gastos deducibles. Si eres persona física o moral sabes lo que representa esto. Nunca lo olvides, factura desde el boleto del avión, hotel, comida, todo.

Compras de último minuto. Históricamente este tipo de boletos son los más caros, por lo que no es recomendable que te arriesgues a hacerlo, a menos que sea de vital importancia.

“Los precios se incremente hasta en más de 80 por ciento en los últimos cinco días antes del vuelo. Sin embargo muchas aerolíneas están cambiando sus costos, a veces los últimos boletos son los más baratos, pero necesitas suerte de que los encuentres en el momento justo, por lo que no debes esperar a que tengas suerte para ahorrar.”, dijo Valdés.

Usa la tecnología. Hay aplicaciones que te ayudan a organizar y a dar seguimiento de los gastos que realizas durante tu viaje o el de tus empleados. Además te puede ayudar en la reservación de vuelos y hoteles, entre otras.